Piano Festival Committee Staff

  • DIRECTOR - Debbie Orwick   
  • AUDITION ROOMS & MONITORS SUPERVISOR(S) -  AM___________ & PM __________
  • JUDGES - Sidney Thompson & Debbie Orwick
  • JUDGES PACKETS ____________
  • REGISTRATIONS/APPS/PAYMENTS - Debbie Orwick
  • JUDGES BREAK ROOM - __________
  • STUDENT SCHEDULING - Allison Pietras
  • PRE-SORT COMMITTEE - Sidney Thompson & David McArthur 
  • PROGRAM BOOKLET - Nancy Frase
  • FRONT DESK REGISTRATION SUPERVISOR -  AM __________ & PM __________
  • TROPHIES - Debbie Orwick & Gary Knapp
  • TOP PERFORMER RECITAL PROGRAM - Debbie Orwick & Allison Pietras                                                                                                                                                                                                                                                                   
  • CERTIFICATES - Vanessa Felhauer
  • TEACHER ASSIGNMENTS - ____________

Director 2017: Debbie Orwick 
dorwick@msn.com   cell: 970.690.4013  Messages/Text/Call

  • Acquire Staff Directors
  • Conduct Meetings
  • Guesstimate Total of Student Sign Ups
  • Facilities Plan & Contract
  • Budget Concerns
  • Secure Required Liability Insurance
  • Update Website Info
  • Update Sign Up Forms
  • Provide Sign Up Online or Otherwise
  • Oversee Committees
  • Instructions for Tasks
  • Oversee Teacher Assignments
  • Oversee Festival Set-up & Take Down With Others
  • Oversee Certificates
  • Event Program
  • Top Performer Recital Program
  • FCMTA Meeting & Newsletter Info
  • Follow Up Recommendation Report

Audition Rooms & Monitors Supervisor(s) 2017:  AM _____________  & PM ____________                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                 * Oversees the Audition Rooms Making Sure they Are Set-up for the Judges' Wishes Prior to Beginning                                                                                                                                                                                                                                                                                               * Aids & Works Directly With Audition Room Monitors                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                         * Reports Directly to Director with Updates &/or Problem Solving                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                       * Manages Audition Room Changes if Needed due to the Schedule & Flow of Groups & Time Frames                                                                                                                                                                                                                                                                                                 * Works with Director to Manage Any Unexpected Events That Need Adjusting

Judges 2017:  Sidney Thompson & Debbie Orwick                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                 * Contact Suitable & Qualified Adjuticators for Event                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                         Provide All Necessary Information as Needed Like Times, Place & Payment Amount                                                                                                                                                                                                                                                                                                                         * Assign Treasurer to Provide Checks for Judges to be Present at Meeting Just Before Event                                                                                                                                                                                                                                                                                                               * Appoint Person to Prepare Thank You Notes                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     * Assign Person to Conduct Judges Early Meeting Prior to Event:  Sidney Thompson 

Judges' Packets 2017:  _____________________                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      * Prepares Prior to Event Day                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                       *  *  * Event Program Booklet, Schedule for Judges' Audition Room Times, Judges' Comment Sheets for Each Audition Group & Student & Cerfificates Included for Judges' to Sign                                                                                   

Registration/Apps/PaymentS 2017:  Debbie Orwick                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                           * Make Sure All Applications & Necessary Paperwork is in Order & Tagged with Teacher MTNA Numbers and Student Names                                                                                                                                                                                                                                                              * Make Sure All Checks & Monies Are In Order According to Each Teacher's Student Registration                                                                                                                                                                                                                                                                                                        * Make Sure First Page Copies of Each Student's Pieces Are Included for Presort                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  * Contact Teachers ASAP For Anything Necessary                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                * Provide FCMTA Treasurer with Total Check Amounts, Total Registrations & Checks ASAP                

Program 2017: Nancy Frase                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              * Computer Set Up                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                          * Printing                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     *    * 3 Proof Readers:   Mira McArthur, Allison Pietras & _________________

Top Performers Recital Program for Piano Festival Day 2017 - Debbie Orwick & Allison Pietras

Teacher Assignments 2017:  __________________

  • Contact participating teachers & FCMTA members for monitoring & other needed assignments for the day
  • Set up schedule for day for assigned teachers & contact each worker
  • Make sure scheduled workers understand all the particulars about their assignment
  • Make sure all front desk check in scheduled workers on Festival day understand & are thoroughly briefed on how to approve every auditioning student's Original Music before they enter.
  • Hold short meetings for all assigned teachers both AM 7:30 Mtg before day begins & PM Mtg around noon

Trophies 2017: Debbie Orwick & Gary Knapp

  • Purchase & Engraving of Top Performer Student Trophies

Front Desk Music Check In Procedure Director(s) 2017: AM ___________  PM ______________

  • Oversee All Front Desk Check-In Staff
  • Make sure that all workers must the new Music Check In Procedure.

Certificates 2017: Vanessa Felhauer

 * Oversee the purchase & preparation                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                * Make Sure Certificates Are Provided to the Judges' Packet Supervisor

Presort 2017: Sidney Thompson, David McArthur & Kim Harris

 * Oversee Pre-Sort Meeting                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                * Pre-organize Apps for Presort Meeting if Needed                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                            * Decide Pre-sort Meeting Date with Committee Members Approximately 5-7 Days After Registration Deadline                                                                                                                                                                                                                                                                                * Secure Apps & Music Copies

Scheduling 2017: Allison PIetras

  • Scheduling Dates TBD by committee
  • Take Pre-sort Music Groups & Place in Schedule
  • Prepare in a Tmely Fashion for Program Booklet to Be Completed

Website: Debbie Orwick & Vanessa Feldhauer             

 * Update 

Judges Break Room 2017:  ______________

  • Oversee the Planning of Judges' Lunches, Any Breakfast Items & Water Purchases 
  • Oversee the Napkins, Paperware, Cups, Plastic Ware, etc. as Needed
  • Set up Break/Lunch Room for Judges' Breakfast Meeting & Lunches with Judges & Teachers as Needed
  • Oversee Clean Up Right Afterwards